Archivage

[michel_d]

@claude : merci pour tes commentaires sympa. Lotus Notes ... la belle époque ! mais mon favori c'est quand même Multiplan ou mieux encore Visicalc ! Mais là je frime un peu parce qu'en réalité Visicalc je ne l'ai jamais utilisé, contrairement à Multiplan. On ne dira jamais assez combien l'inventeur de Visicalc était un génie; car avoir un PC c'était bien, mais encore fallait-il avoir quelque chose à lui faire faire; et Visicalc a été LE logiciel qui a justifié le PC. Quand je dis PC c'est générique; l'Apple 2E est inclus bien sûr. De toute façon à cette époque le PC, tel qu'on le connaît aujourd'hui, n'avait pas été inventé; Microsoft existait à peine et PC voulait simplement dire "ordinateur personnel". Bon j'arrête là le discours d'ancien combattant

Concernant Gmail je ne suis pas d'accord avec ta remarque sur la difficulté à retrouver des mails. Bien au contraire je trouve que c'est considérablement plus performant qu'Outlook. Personnellement j'ai actuellement plus de 1000 dossiers et sous-dossiers; ou plus exactement leur équivalent Gmail que sont des libellés, c'est à dire des tags ou des mots-clés pour utiliser le vocabulaire de LR. L'énorme supériorité sur les dossiers est qu'un mail peut avoir plusieurs libellés, alors qu'il ne peut être que dans un seul dossier. Ensuite le moteur de recherche de Gmail est tout simplement Google avec la puissance qu'on lui connaît. Je n'ai jamais peiné plus d'une minute à retrouver un mail parmi les dizaines de milliers que j'ai en archive. Essaye; tu verras c'est hyper puissant.

[csierra02]

Merci Michel.. Oui ce sont des discussions d'ancien combattant. 
Une epoque ou nous nous sentions limité par les écrans verts, les polices des terminaux et les largeurs fixes de 80 ou 132 caracteres.
Mais aussi ou tous les mois ou trimestre, une nouveaute significative sortait sur le marche., La courbe de croissance etait raide, maintenant nous
sommes sur un plateau..
Pour ce qui est des libelles de gmail, j en ai mis quelques uns, jamais plus d'un (une idee a considerer). L'un de mes problemes consiste aussi
dans la perte de messages. Ce n est pas clair pour moi si un message qui a recu un libelle reste toujours dans la boite de reception et est susceptible d'etre
purge si je vide celle ci completement ou non. Mais dans ce cas je devrais le retrouver dans la corbeille.. Sauf s'il disparait de celle ci par suite de purge automatique
des messages de plus de xx jours. Il faut que j'affine ma comprehension des pertes de message...

[michel_d]

@claude : En principe il est très difficile de perdre des mails dans Gmail. C'est même une critique que les gens font quelquefois à Gmail : tout est fait pour que les messages soient archivés et non supprimés (il est probable que ce n'est pas juste par pure bonté, mais que Google utilise nos mails pour affiner nos profils et mieux cibler les publicités; mais ceci est une autre histoire).

Comme je l'ai écrit plus haut Gmail est très puissant et très souple, mais pas très intuitif. Certains disent même que c'est une messagerie de geek C'est très abusif car je l'ai fait utiliser à de nombreuses personnes pas geek du tout (à commencer par ma tendre moitié qui est plutôt allergique à l'informatique !). Mais c'est vrai que c'est un peu technique.

La notion principale qui explique le reste est la suivante :
Dans Gmail il n'y a pas de dossiers (répertoires) au sens informatique habituel du terme. Tous les messages, quel que soit leur statut (reçus, lus, non lus, envoyés, brouillons, classés, dans la corbeille, etc.) sont stockés dans un seul et unique contenant. Chaque message porte un ou plusieurs tags (appelés "libellés" dans la version française). C'est grâce à ces tags que Gmail gère l'affichage des messages dans les différents "dossiers". Lorsqu'un message arrive dans la boîte il porte le tag "boîte de réception", ce qui provoque son affichage dans le dossier "boîte de réception". Lorsqu’on classe un message dans un dossier on lui affecte le tag du dossier (avec le gros avantage de pouvoir mettre plusieurs tags et donc de pouvoir classer le message dans plusieurs dossiers). Lorsqu’on archive un message le tag "boîte de réception" est supprimé; si on a classé le message on le retrouvera dans le(s) dossier(s) correspondant(s); si on ne l'a pas classé, le message n'aura plus aucun tag; on le retrouvera uniquement dans "tous les messages". Quand on supprime un message le tag "boîte de réception" est supprimé, mais un tag "corbeille" est ajouté. On retrouve ce message dans la corbeille qui est un "dossier" comme les autres, à ceci près que les messages qu'elle contient sont totalement supprimés après 30 jours (ils n'apparaissent alors plus nulle part, pas même dans "tous les messages"). Le contenu de la corbeille n’apparaît pas dans tous les messages".

En résumé :
- quand on archive un message il sort de la boîte de réception, mais il est toujours présent dans les dossiers dans lesquels on l'a classé et il est toujours présent dans "tous les messages"
- quand on supprime un message il quitte la boîte de réception et les éventuels dossiers dans lesquels on l'avait classé; il va dans le dossier corbeille; après 30 jours il est automatiquement définitivement supprimé.

Je joins le petit mémo que je me suis fait sur Gmail. peut-être te sera-t-il utile ?

Bonne journée

[csierra02]

@Michel
Merci pour tout ces commentaires et conseils qui m'ont amene a remonter considerablement gmail dans mon estime par rapport aux archives.
Apres quelques essais, mon workflow est le suivant. Je "deplace" tout d'abord le message dans un "dossier A" en lui attribuant un premier libelle A.
Puis j'y accede dans ce dossier et j'y applique les autres libelles que je souhaite, icone libelle "B".
J ai essaye d'attribuer 2 libelles A et B directement dans la boite de reception.. cela marche mais en allant dans les dossiers A ou B, je n'y trouve pas mes messages.
Ils sont restes dans la boite de reception.. D'ou le workflow

[michel_d]

@claude : ton workflow est parfait. Cependant il n'est pas normal que ça ne fonctionne pas en attribuant directement les 2 libellés dans la boîte de réception avec le bouton "Libellés" (icone étiquette). C'est normal que le message ne soit pas déplacé (voir explication ci-dessous), mais tu devrais le retrouver dans les "dossiers" des 2 libellés. Si tu ne les y retrouves pas je vois 2 explications possibles :
1/ mise à jour du cache ; faire une actualisation avec F5
2/ tu as oublié de cliquer sur "Appliquer" après avoir coché le libellé dans le bouton "Libellés". il faut dire que ça c'est une vraie c..ie de Gmail ! Pour attribuer un libellé il ne suffit pas de cocher la case ! il faut en plus cliquer sur "Appliquer" ou alors on peut simplement cliquer sur le nom du libellé (mais pas sur la case à cocher). Peut mieux faire !!!

Plus généralement : il y a 2 manières pour attribuer un libellé à un message :
- la première attribue le libellé et supprime en même temps le libellé "boîte de réception"; le message sort donc de la boîte de réception et on le retrouve dans le "dossier" du libellé. Ce mode est généralement appelé "déplacer" dans Gmail; il correspond au bouton "Déplacer vers" qui porte l'icone d'un dossier. On peut aussi utiliser plus simplement ce mode par un glisser/déplacer du message directement vers le dossier du libellé (pour saisir le message il doit être fermé; on le saisit tout à fait à gauche du titre du message (à gauche de la case à cocher); le curseur de la souris prend alors la forme d'une main. On peut déplacer ainsi plusieurs messages simultanément; il suffit de cocher les cases à cocher et de saisir l'un des messages.
- la seconde manière attribue le libellé sans sortir le message de la boîte de réception. Elle correspond au bouton "Libellés" qui porte l'icone d'une étiquette. Cette méthode permet d'attribuer plusieurs libellés au même message (en une ou plusieurs fois). On peut la combiner avec la méthode précédente; si on veut faire l'opération depuis la boîte de réception il faut commencer par le bouton "Libellés" et terminer par le déplacement. Sinon on fait comme ton workflow.

Pour gérer les libellés il y a une fonction dans les paramètres; mais il est plus simple de les gérer directement dans la liste à gauche en cliquant sur le petit triangle à droite de chaque libellé.

Remarque : les libellés peuvent bien sûr être hiérarchisés.
Remarque 2 : il est possible de faire apparaître les libellés attribués à un message à droite du titre du message (que le message soit ouvert ou fermé). De plus on peut donner une couleur au libellé. C'est alors très pratique car on voit d'un coup d'oeil quels sont les messages de tel ou tel libellé dans la boîte de réception. D'autant plus pratique qu'on peut facilement créer des règles (dans les paramètres) qui attribuent automatiquement des libellés aux messages arrivants. Ainsi on peut demander que tous les messages provenant du forum utiliser Lightroom soit affecté du libellé "Lightroom" bleu. On le verra ainsi au premier coup d'oeil. On peut aussi demander qu'il soit supprimés de la boîte de réception. On retrouve alors directement les messages du forum dans le dossier "Lightroom" bleu, sans passer par la boîte de réception. Ce n'est qu'un exemple.

[csierra02]

@michel
Merci pour ces precisions supplementaires.
Avant ta reponse, j'avais fait quelques essais directement sur les libelles et cette fois ci retrouve les messages dans le libelles A. Mais le message est aussi reste dans la boite de reception. Je l'ai alors supprime, il a disparu du dossier A, je l'ai retrouve dans la corbeille il portait toujours le libelle A. Cela se comprend aisement si on pense qu'il n'y a qu'un seul message. Ce qui m'amene a la regle suivante. Pour que l'archivage soit perenne en passant par le bouton libelle au depart, il ne faut pas oublier de decocher le libelle "boite de reception". Sinon lors de la purge a 30 jours de la corbeille, les messages que l on pensait archives sont definitivement perdus
Mon workflow evite cela mais demande une etape de plus si on veut attribuer plusieurs libelles.
Merci pour les autres sujets : regles de reception, couleurs, j essaierai a l'occasion.

Pour finir, nous sommes un peu hors sujet par rapport au perimetre de ce forum mais gmail etant un outil utilise par beaucoup de photographes, un pêtit approfondissement du fonctionnement de ce logiciel n'est pas de la place perdue.